Facilities (Junior Analyst)




  • Aportarás 3 años de experiencia como Office o Facilities Manager.
  • Se valorará estudios en Finanzas, Contabilidad o Administración de empresas.
  • Experiencia en agencias de publicidad.
  • Experiencia en gestión de procesos, administración y compras.
  • Nivel de inglés medio (must).
  • Acostumbrado a trabajar con calendarios de cierre y reportes a la empresa matriz.

Aportarás conocimientos de:

  • Hojas de cálculo.
  • Procesos administrativos varios.
  • Relación y gestión de proveedores.
  • Habilidades de negociación y generación de acuerdos.



EL ROL

Tiene el propósito de ser el vínculo conector entre las áreas de la Operación brindando soporte en el desarrollo o implementación de políticas, procesos y proyectos que tengan un impacto transversal en el funcionamiento y logística de la oficina, con el fin de agilizar y eficientarlos.

EL EQUIPO

Serás parte de un equipo EPIC! Pertenecerás al equipo de Offices que tiene el gran propósito de responsabilizarse de todas aquellas tareas relacionadas con las distintas oficinas, ayudando en el desarrollo de políticas globales en este ámbito.

Los proyectos en los que estarás tendrán un impacto en cliente y en todos los Findasensers, logrando relaciones que funcionan a todos los niveles. Estarás dentro de un ambiente de autogestión que te permitirá liderar proyectos nuevos y únicos potenciando el Innovation Leader que nos identifica a todos en Findasense.


A. Relación con el espacio y activos físicos y virtuales:

  1. Mantenimiento oficina:
    1. Gestión y administración del proceso de WFO a través de Sage HR. Implicando la recepción de solicitudes en la herramienta, seguimiento de aforo y aprobación o rechazo de reservas de espacios.
    2. Gestión de Facilities y Proveedores relacionados. Incluyendo los seguros de Resp. Civil, de Oficina, y de Administradores y Directivos.
    3. Relación con la propiedad del espacio físico en las gestiones recurrentes. Participación activa, con el apoyo del Regional Company Lead y/o Legal, en conversaciones o negociaciones de las condiciones contractuales o de relación.
    4. Participación en el diseño, implementación, y mantenimiento de Business Continuity Plan. Actuar de rol conector para el cumplimiento de los requerimientos.
    5. Diseño, implementación y actualización del Handbook de Oficinas y así como de todas las políticas asociadas a Facilities.
  2. Gestión Activos Físicos (incl. custodia y administración):
    1. Gestión y seguimiento de altas, mantenimiento y bajas de suministro de IT (Hardware: Renting o Compras de laptops, accesorios, pantallas, etc).
    2. Gestión de contrato global de mantenimiento software o herramientas ofimáticas.
    3. Coordinación y seguimiento junto a IT de incidencias de herramientas de trabajo que impliquen: reparación, sustitución, etc. (formulario: solicitud de herramientas).
    4. Mantenimiento y actualización Inventario Activos.
    5. Custodia de material compartido.
  3. Event Planner:
    1. Organización y seguimiento de Showcase logistics.
    2. Organización y seguimiento de Findatalks logistics.
    3. Apoyo en la organización de Eventos corporativos + Play Circle activities (Findafridays, etc) junto con los roles responsables de dichos eventos.
    4. Apoyo en la organización de reuniones importantes de clientes en oficina.
    5. Señalética, merchandising y Branding Oficinas. Gestión de la producción de piezas de comunicación sobre distintos temas relacionados al área. (branding oficinas, gráficas de invitación para eventos internos).

B. Relación con Archivo y Gestión Documental (Tramitología):

  1. Mantenimiento y actualización de la arquitectura de la información de FAS.
    1. Archivo y control de contratos de clientes y proveedores (Drive).
    2. Gestión de documentación legal para las filiales (Drive) permitiendo una actualización y accesibilidad de esta documentación.
  2. Gestión de seguros multirriesgos (resp. civil, administradores, oficina, Mutuas o PRL/ARL, etc).
  3. Coordinación de mensajería a nivel nacional e internacional. (cartas, paquetería, coordinación con aduanas para liberación de paquetes enviados por cliente, mensajería o envíos a empleados)
  4. Soporte y acompañamiento a PMO en procesos de aplicación a Certificaciones (ej: B.Corp u otras).

C. Relación con las Personas:

  1. Gestión y seguimiento administrativo de Planes de Salud Ocupacional acorde con los requerimientos de la legislación local:
    1. Coordinación y gestión de solicitud de cursos y formaciones de empleados sobre Prevención de Riesgos Laborales.
    2. Solicitud de altas o formaciones específicas solicitadas para eventos/proyectos de clientes.
    3. Coordinación de reconocimientos médicos anuales o preocupacionales para toda la plantilla.
    4. Seguimiento de la relación contractual y servicios obtenidos por el proveedor, con el acuerdo de C&PH.
  2. Comunicación y coordinación administrativa con proveedores de beneficios para empleados:
    1. Seguimiento y control de altas, bajas del Seguro Médico Privado. Apoyo a C&PH en los procesos de renovación o negociación de condiciones.
    2. Control de altas, bajas o renovación de tarjetas/tickets de alimentación, transporte guardería u otros.
    3. Recabación de datos con la frecuencia necesaria para la gestión de pedidos y altas/bajas.
    4. Apoyo a C&PH en la realización de benchmarks y propuestas sobre beneficios para los Findasensers.
  3. Soporte en procesos con impacto en Employee Experience de FAS.
    1. Procesos de onboarding y offboarding: Facilitar la logística para la entrega o recogida de herramientas de trabajo (portátil, móvil, accesorios o soportes, etc) en coordinación con IT.
    2. Acompañamiento para habilitar el flujo adecuado del trabajo de los Findasensers, tanto en oficina local, remoto o cuando haya visitas.
    3. Gestión de viajes, hoteles, traslados, seguros, etc. de acuerdo a las necesidades por proyectos clientes o de movilidad interna.
  1. Apoyo en gestión y archivo de documentación laboral de los Findasensers (ej: constancias laborales, salariales, reportes de jornada laboral, BBDD, contratos, anexos, expedientes, etc).

D. Finance Support:

  1. Proyección, seguimiento y control de los presupuestos anuales del CECO de oficina regional, haciendo reporting al Regional Company Lead mensualmente.
  2. Coordinación y seguimiento del proceso de Compras: recepción de la PR, revisión de cumplimiento de requisitos según política, elaboración de PO´s, alta de proveedores. Integrar con Odoo el proceso de aprobación y subida la PR y devolución de PO.
  3. Control y gestión de gastos de los empleados (regulares y por viajes). TBD proceso de automatización y actualización de la Política de Gastos y de Viajes (reto para Office Mgr: liderar dicha automatización) https://sage.hr/features/expenses
  4. Soporte en procesos financieros acorde a las necesidades de cada país, entre las cuales se consideran: gestión de proveedores, facturación, retenciones de impuestos, seguimientos de pagos (planificación, avisos, etc.), cargado de pagos en bancos.

E. (Nice-To-Have) Relación con Clientes y Growth:

  1. Cold calling/Mailing a prospects y leads como soporte a Growth.
  2. Seguimiento a través de correo o llamadas a los leads que se tengan por parte de Growth.
  3. Controlarás los expedientes de clientes/BBDD y darás apoyo a la construcción de estos.
  4. (nice-to-have): Marketing & Comunicación + CX FAS.



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